Causa Nº 2: Lei de Parkinson

A multitarefa nociva faz os membros da equipe embutirem maior segurança nas estimativas de tarefas. Vamos examinar mais detalhadamente o tópico da estimação das tarefas e avaliar a validade e o prejuízo causado ao inflacionar a quantidade de segurança nas estimativas de duração. Quando atribui-se uma tarefa para uma pessoa, a primeira pergunta é: “Quanto tempo você vai demorar?” Você concorda que as pessoas têm uma tendência a incluir “proteção” na estimativa da duração, para acomodar fatores externos como “Murphy” e multitarefa? Pense numa tarefa recente que você estimou. Que nível de certeza você ofereceu? Foi 100%? Provavelmente não, pois algo poderia acontecer e impedir você até de completar a tarefa, tal como uma morte e, portanto, 100% de certeza não é alcançável. Que tal 50%? Mesmo neste nível de certeza você estaria atrasado em 5 de cada 10 vezes. Talvez sua oferta tenha sido próxima a 90%. Isto significa que 9 em cada 10 vezes você está no prazo. Isto parece razoável? Que nível de certeza você exige de sua equipe? Você exige que suas estimativas sejam precisas toda vez? Ou você está bem com atrasos em 5 de cada 10 vezes? A maioria dos gerentes quer que as pessoas forneçam estimativas “precisas”, o que não faz sentido porque uma estimativa, por definição, é apenas uma aproximação.

Intelectualmente nós entendemos que estimativas não são exatas. Mesmo assim, nós as exigimos. Por quê? Há uma crença subjacente de que se podemos determinar precisamente o tempo para cada tarefa, e nos assegurarmos que cada tarefa seja terminada “no prazo”, então o projeto terminará no prazo. Porém, nós também sabemos que o objetivo não é terminar cada tarefa no prazo, mas completar o projeto no prazo. A realidade do trabalho do projeto é que a incerteza existe e, portanto, o tempo das tarefas não pode ser determinado, apenas estimado. O resultado da exigência de estimativas precisas é que as estimativas de duração são convertidas em compromissos. Assim, para fornecer uma estimativa realista devemos levar em conta todas as coisas que podem impactar na duração da tarefa, embutindo segurança.

Quando uma “pequena” segurança é adicionada às estimativas elas não são consideradas como irrazoáveis porque, mentalmente, nós adicionamos a segurança considerando uma distribuição normal do tempo. Numa distribuição normal, 50% do tempo está de um lado da média e 50% do tempo está do outro lado da média. Assim, avançar de 50% de probabilidade para 80% não parece ser significativo (veja a Figura 2). Porém, tempos de tarefas não são “normais”. De fato, não existe tal coisa como “normal”. A distribuição normal ocorre apenas na matemática, não na vida real. Devido ao Teorema do Limite Central, se incluirmos amostras suficientes, eventualmente teremos a distribuição “normal”. Um exemplo bobo é se eu colocar um pé num balde de água fervente e outro pé num balde de água gelada, na média, eu devo me sentir confortável. Tempos de tarefas não seguem uma curva normal. Em vez disso, eles começam em algum lugar além do zero (toda tarefa deve tomar alguma quantidade de tempo) e então a probabilidade de completá-la como prometido aumenta rapidamente, e logo começa a diminuir numa longa cauda (veja a Figura 3). Quando comparar os dois gráficos verá que a “pequena” segurança embutida é, na realidade, bastante grande. Quando maior a incerteza da tarefa, mais a cauda cresce. O resultado é uma tarefa com aproximadamente metade de sua duração estimada sendo segurança.

O único a adicionar segurança é o membro individual da equipe? Nunca. Posteriormente, o gerente toma as tarefas estimadas com segurança e adiciona a sua própria segurança. Em cada nível de gerência mais segurança é adicionada (ver Figura 4). Essa segurança adicional desnecessariamente prolonga a data de término do projeto e, de fato, não protege contra a incerteza. Algumas vezes outra doença ocorre, isto é, todo mundo inflaciona suas estimativas porque sabem que o nível acima irá cortá-las. Já que o recurso não sabe o quanto será arbitrariamente cortado, ele “chuta” o quanto inflacionar a duração. Continuando, já que o próximo nível não tem idéia de quanta segurança foi adicionada, ele corta “chutando” o quanto de segurança ele acha que foi adicionada. O processo todo é ridículo.

Se há tanta segurança embutida em cada tarefa, por que as tarefas continuam a atrasar? Não deveriam elas terminar no prazo ou antes? Se você concorda que a segurança é embutida para levar em conta o desconhecido (Murphy), e que Murphy não ataca toda tarefa como previsto, então a maioria das tarefas não deveria terminar no prazo. Deveria terminar antes. Apenas uma tarefa ocasional, que teve tudo imaginado durante a estimação, e aí teve uma sorte muito pior, deveria atrasar. Se as tarefas não estão terminando antes na maior parte do tempo, então a segurança está sendo perdida. Mesmo uma tarefa que termina no prazo é inaceitável, pois aproximadamente metade do tempo estimado estava reservado para eventos que nunca ocorreram (Murphy).

O mais notável ainda é que as pessoas se esforçam para cumprir o pedido absurdo de fornecer estimativas precisas. Por quê? Você concordaria que a maioria das pessoas quer ser considerada confiável? Se é assim, isto significa que nós tentamos cumprir nossos compromissos, certo? E se isso é verdade, o resultado é que nós adicionamos segurança e lutamos para impedir que ela seja removida por outros. Se temos segurança extra embutida, que não foi necessária, então usamos esse tempo extra para fazer um trabalho melhor, em vez de reportar um término antecipado. Afinal, se exigimos 6 semanas e entregamos em 4 semanas, qual será a “recompensa” por entregar antes, na próxima vez que pedirmos 6 semanas para uma tarefa? Nossa segurança será cortada. Isto pode fazer com que falhemos em nosso compromisso, nos atrasando e nos tornando não confiáveis. Este fenômeno é tão predominante que possui seu próprio nome: Lei de Parkinson. Esta lei expressa que: “O trabalho se expande para preencher o tempo disponível.” Agora você deve concordar que as pessoas realmente adicionam segurança, mas ela não está sendo usada apropriadamente. Sua prova é que a maioria das tarefas não terminam antes, como seria esperado.